Activitatea financiar-contabilă este una dintre cele mai importante componente ale unei companii. De la înregistrarea documentelor și urmărirea conturilor, până la gestionarea încasărilor și plăților, raportări și declarații fiscale, departamentul financiar-contabil lucrează zilnic cu un volum mare de informații.
Pe măsură ce compania se dezvoltă, crește și complexitatea acestor procese. Mai multe documente înseamnă mai multe operațiuni de verificat, mai multe tranzacții de urmărit și, implicit, mai mult timp alocat activităților administrative.
În acest context, digitalizarea activității financiar-contabile și integrarea acesteia într-un sistem ERP pot aduce o schimbare importantă în modul de lucru, astfel încât informațiile să poată fi gestionate, urmărite și analizate dintr-un singur loc.
De ce este importantă integrarea financiar-contabilă?
Într-o companie, contabilitatea nu funcționează separat de restul activităților.
O vânzare generează un document comercial, acesta are implicații asupra încasărilor și, ulterior, asupra evidenței contabile. O plată trebuie urmărită atât din perspectiva fluxului financiar, cât și a documentului căruia îi corespunde. În același timp, informațiile rezultate din aceste operațiuni ajung să fie reflectate în rapoarte și în situațiile financiar-contabile.
Atunci când fiecare etapă este gestionată în aplicații diferite, informațiile trebuie transferate sau reintroduse manual. Acest lucru poate duce la apariția unor erori, la pierderea timpului și la dificultăți în verificarea datelor.
Un sistem ERP schimbă această abordare prin integrarea proceselor într-un singur sistem. Informațiile generate într-o zonă a companiei pot fi corelate cu celelalte procese care depind de ele.
Astfel, contabilitatea nu mai reprezintă doar etapa finală în care sunt prelucrate documentele, ci devine parte din fluxul general al companiei.
Contabilitatea într-un sistem ERP
Un sistem ERP destinat activității financiar-contabile trebuie să permită gestionarea atât a operațiunilor curente, cât și a informațiilor necesare pentru verificare și raportare.
Înregistrările contabile, jurnalele, planul de conturi, documentele și partenerii reprezintă baza activității contabile. Pe lângă acestea, există o serie de operațiuni care trebuie realizate periodic, precum închiderea conturilor de TVA sau a conturilor de venituri și cheltuieli.
Când toate aceste informații sunt gestionate în același sistem, procesul de lucru poate deveni mai coerent. Datele sunt disponibile într-un punct central, iar utilizatorul poate urmări mai ușor legătura dintre documente, operațiuni și rezultatele contabile.
Gestionarea activității financiare
Partea financiară este la fel de importantă în activitatea de zi cu zi a unei companii.
Casieria, conturile bancare, încasările, plățile, deconturile, avansurile sau extrasele bancare trebuie urmărite permanent. În cazul companiilor cu un volum mare de tranzacții, gestionarea separată a acestor informații poate deveni dificilă.
Integrarea acestor procese într-un ERP permite ca operațiunile financiare să fie corelate cu documentele și informațiile contabile.
De exemplu, o plată poate fi urmărită în raport cu documentul pe care îl achită, partenerul la care se referă și contul din care a fost efectuată. În același mod, încasările și avansurile pot fi urmărite fără a fi necesară centralizarea manuală a informațiilor din mai multe surse.
Rapoartele financiar-contabile – de la date la informații
Un sistem financiar-contabil nu trebuie să se limiteze la înregistrarea operațiunilor.
La finalul zilei, săptămânii sau lunii, departamentul financiar are nevoie să poată răspunde rapid la întrebări precum: Care este soldul unui cont? Ce operațiuni au fost înregistrate? Care este situația trezoreriei? Ce sume sunt de încasat? Cum arată balanța?
Rapoartele contabile și financiare permit transformarea datelor în informații ușor de analizat.
Balanța contabilă, balanța analitică, fișa contului, registrul jurnal, cartea mare, registrul de casă sau registrul de bancă sunt doar câteva dintre instrumentele prin care poate fi urmărită situația financiară a unei organizații.
Cu cât aceste rapoarte sunt mai bine conectate la datele din sistem, cu atât este mai simplu pentru utilizator să ajungă de la o imagine generală la detaliile unei anumite operațiuni.
Declarațiile fiscale și automatizarea proceselor
O altă zonă importantă pentru departamentul financiar-contabil este pregătirea declarațiilor și a fișierelor fiscale.
Aceste activități presupun colectarea și verificarea unor volume importante de date. Atunci când informațiile sunt prelucrate manual sau trebuie preluate din mai multe sisteme, procesul poate fi consumator de timp.
Un ERP poate utiliza datele deja existente în sistem pentru pregătirea informațiilor necesare raportării fiscale. În funcție de soluție și de funcționalitățile disponibile, pot fi generate direct din aplicație fișierele necesare pentru diferite declarații și raportări.
De exemplu, procese precum D390, D394, SAF-T sau D112 pot fi integrate în fluxul digital al companiei, reducând necesitatea prelucrării manuale a acelorași informații în mai multe aplicații.
Ce câștigă o companie prin integrarea acestor procese?
Principalul avantaj al unui ERP nu este faptul că înlocuiește o anumită operațiune realizată manual, ci faptul că le conectează între ele.
Când contabilitatea, activitatea financiară, documentele comerciale și raportarea sunt gestionate în același sistem, informațiile pot circula mai ușor între procese.
Acest lucru poate însemna mai puține introduceri repetitive de date, acces mai rapid la informații, o mai bună trasabilitate a operațiunilor și mai mult timp disponibil pentru activități care presupun analiză și luarea deciziilor.
Pentru management, avantajul este reprezentat de accesul la informații centralizate. Pentru departamentul financiar-contabil, înseamnă un flux de lucru mai bine organizat. Iar pentru companie, în ansamblu, înseamnă o legătură mai strânsă între activitatea operațională și situația financiară.
Cum poate contribui Skyline ERP?
Pentru companiile care caută o soluție pentru integrarea activității financiar-contabile, Skyline ERP include funcționalități dedicate atât contabilității, cât și zonei financiare, de la gestionarea operațiunilor și rapoartelor până la generarea fișierelor și declarațiilor fiscale.
Dacă vrei să afli cum poate fi utilizat Skyline ERP pentru digitalizarea și integrarea proceselor financiar-contabile din compania ta, echipa noastră îți poate oferi mai multe informații despre funcționalitățile soluției și modul în care acestea pot fi adaptate fluxurilor de lucru ale companiei. Contactează-ne aici pentru mai multe detalii.
