fancyme logo
Mai multe articole
Mai multe articole
  • Plasa cu acte
  • Partajare sistem informatic
  • Verificare si control
Mai multe articole
 
Mai multe articole
ce este un dms

Ce este un DMS

Necesitate

Sistemele de operare traditionale nu ofera uneltele si resursele avansate necesare pentru gestiunea documentelor. Pe masura ce cunostintele si valorile unei companii sunt pastrate si create din ce in ce mai des in format electronic, multe dintre aceste companii recunosc necesitatea unui sistem de management al documentelor.

Obiectiv

Sunt multe elemente care se transpun in costuri si stau la baza rentabilizarii societatii. Cele mai multe se indreapta spre scaderea costurilor si cresterea eficientei personalului:
  • canalizarea firmei spre activitatea de baza, eliminandu-se timpii morti din punct de vedere al cautarii, regasirii, distributiei, accesarii si procesarii informatiilor
  • accelerarea proceselor interne prin crearea unui mediu standardizat si procedural
  • disponibilitatea informatiei atunci cand ai nevoie de ea, de la distanta, mai ales pentru companiile care au o structura distribuita in teritoriu
  • cresterea eficientei in manipularea documentelor
  • asigurarea securitatii informatiilor, utilizand reguli stricte de acces
  • reducerea spatiului necesar arhivarii, eliminand posibilitatea de pierdere a informatiilor, reducand costurile administrative (consumul hartiei)
  • imbunatatirea controlului asupra activitatii desfasurate, printr-o comunicare eficienta, reducand timpii de rezolvare a sarcinilor

Solutie

Solutia este folosirea unui sistem DMS bazat pe administrarea unui server de fisiere, pentru reducerea la minimum a timpului de regasire a informatiilor dispersate, aducand intr-un singur loc atat documentele propriu-zise cat si informatii suplimentare, asociate (metadate).